Cercasi impiegato amministrativo a Cinisello Balsamo. Smiling

Cercasi impiegato amministrativo a Cinisello Balsamo. Ogni settimana non sono pochi gli annunci di lavoro di questo tipo. Ma ha sempre senso cercare una persona da assumere per gestire la propria contabilità?

Vediamo di seguito pro e contro di questa soluzione e le alternative possibili sul mercato.

Anche se spesso non sembra a imprenditori di origine commerciale, artigianale o industriale, l’amministrazione dei propri conti è un’attività che può essere gestita con efficienza e generare un’ottima liquidità in azienda.

Per redigere il bilancio ci vuole il commercialista, ma per la fatturazione mensile, gestire gli incassi dei clienti e i pagamenti di fornitori e imposte, le piccole imprese assumono una persona interna.

O meglio, per gestire le proprie attività amministrative ogni imprenditore ha a disposizione due soluzioni:

la prima consiste nell’assumere un impiegato amministrativo / contabile
la seconda, dell’utilizzo di un servizio esterno di società specializzate nella gestione contabile di piccole imprese per conto terzi.

In entrambi i casi le attività di cui l’azienda ha bisogno sono le seguenti:

Emissione fatture
gestione incassi e pagamenti
contabilità clienti e fornitori
riconciliazioni bancarie
ed eventualmente anche seguire la banca per anticipo fatture e/o anche finanziamenti.

Mentre a prima vista la valutazione parrebbe più centrata su una valutazione dei costi (ovvero: tra assumere una persona e un servizio esterno scelgo la soluzione che mi costa meno) in realtà è bene che ogni azienda abbia chiari i propri obiettivi per scegliere la soluzione migliore.

Normalmente, per nostra esperienza, le aziende hanno due bisogni differenti a seconda della situazione in cui sono.

1.Aziende che desiderano avere una persona che si occupi di:

– reception

– accoglienza clienti

– centralino

– gestione ufficio e spedizioni

– … e anche amministrazione e contabilità

In questo caso, la soluzione migliore è sicuramente assumere una persona interna a tempo pieno / part time.

2. Aziende che necessitano esclusivamente di qualcuno che segua la loro amministrazione e contabilità

Si tratta di aziende che a vario titolo non hanno un ufficio (ma magari solo un magazzino, situazione tipica delle aziende artigianali) oppure aziende commerciali in cui il personale è per lo più sempre sul territorio e poco in ufficio oppure che non gestiscono spedizioni, ufficio né ricevono clienti.

Ma che invece hanno un estremo bisogno di avere una buona gestione della fatturazione, degli incassi e dei pagamenti dei clienti. Oltre che di una tenuta contabile mensile “a prova di bomba” in modo tale che il commercialista possa mese dopo mese predisporre puntualmente gli F24 per il pagamento delle imposte e per tutti gli altri adempimenti fiscali.

Per questo tipo di aziende – normalmente tra i 3 i 15 dipendenti e un fatturato inferiore a 1 milione di euro – i vantaggi di un servizio in outsourcing rispetto a un impiegato/a amministrativo/a assunto/a a tempo pieno sono i seguenti

minore costo rispetto a un’assunzione
maggiore know how ed efficienza di un contabile senior, rispetto a una persona assunta (normalmente più junior)
operatività dal primo giorno: a chi opera per conto terzi bastano poche ore per iniziare ed essere operativa/o
concentrazione del tempo dell’imprenditore da dedicare alle attività amministrative/

A nostro avviso è questo il principale vantaggio: se utilizza un servizio esterno e ho a disposizione un impiegato a me assegnato per tot ore ogni settimana (2 / 4 / 6 massimo) l’imprenditore dedica solo quelle ore ogni settimana all’amministrazione. E poi non ci pensa più fino alla settimana successiva.

Se assume una persona dovrà dedicare a questa molto più tempo, distraendosi dalle proprie attività commerciali, produttive, gestionali, ecc.

Ecco che a questo punto ha meno senso l’annuncio di lavoro “Cercasi impiegato amministrativo a Cinisello Balsamo”. Ha molto più senso cercare una risorsa esterna, che può risultare molto meno costosa e maggiormente efficiente. E qui entriamo in gioco noi di Smiling Servizi.

Amministrazione e contabilità per conto terzi: attività settimanali di routine

Prima di tutto è bene segnalare che il modo in cui svolgiamo questa attività per conto terzi consiste nel mettere a disposizione una/un nostra/o professionista con alle spalle un’esperienza di 7 / 10 anni minimo in amministrazione e contabilità.

Ogni settimana (e sottolineiamo: ogni settimana) in un giorno fisso ad un orario fisso svolgiamo le normali attività amministrative ovvero:

– Emissione settimanale e mensile delle fatture, sulla base degli ordini e/o dei contratti in essere

– Verifica settimanale degli incassi relativi alle fatture emesse ai clienti

– Sollecito “light” ai clienti per i pagamenti scaduti

– Predisposizione dei pagamenti sul sistema di conto corrente online di cui dispone l’azienda

– Riconciliazione bancaria settimanale / mensile

– Punto di riferimento per le amministrazioni delle aziende clienti

Modalità di svolgimento

Ogni settimana l’azienda comunica al nostro impiegato di presenza / da remoto gli ordini ricevuti, indicando i nominativi e i riferimenti dei clienti, i servizi da fatturare e gli importi dovuti.

Smiling procede all’emissione delle fatture relative mediante gestionale dell’azienda stessa e all’invio sul Sistema di Fatturazione Elettronica dell’Agenzia delle Entrate, per nome e per conto dell’azienda.

Il vantaggio dell’utilizzare una risorsa esterna come la nostra sta nel fatto che Smiling utilizzerà il software di contabilità utilizzato dall’azienda e/o comunque un software terzo (i cui costi rimangono a carico dell’azienda): il nostro personale ha esperienza con diversi gestionali e riesce quindi dal primo giorno ad essere operativo.

Ogni settimana e/o almeno una volta al mese Smiling controllerà gli incassi ricevuti e aggiornerà la situazione contabile (incassi / pagamenti / fatture) sul software gestionale.

Si prevede che il cliente disponga di:

un proprio sistema per la gestione degli ordini da parte dei clienti
un software gestionale per la creazione ed emissione di fatture
un proprio home banking

Smiling può comunque aiutare il cliente nella scelta e/o proporre soluzioni in merito per l’amministrazione per piccole imprese a Milano e provincia.

Responsabilità – Amministrazione piccole imprese a Milano

Smiling predisporrà i documenti di fatturazione e li invierà al Sistema di Fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate una volta che l’azienda avrà approvato le fatture medesime.

Smiling controllerà gli incassi e predisporrà i pagamenti, ma non potrà eseguirli. A tal fine l’azienda creerà un utente non dispositivo nel proprio sistema di home banking per la preparazione dei pagamenti.